Образец отчета о представительских расходах

Практики, проводки и образцы заполнения документов. Практики, проводки и образцы заполнения документов.

Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны. Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов.

Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде. Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали налогоплательщиков. Приведите в отчете данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон. С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников. Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию.

В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат. Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута. Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан. Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены. Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон. Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий.

Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку. В отчете безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам.

Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила. К отчету нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия. И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе. Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров. Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Главбух». Все свидетельства выданы Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) ПИ № ФС77-62320 от 03.

Отчет о расходах и первичка по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат. Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам сейчас не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники (письмо от 10 апреля 2014 г. Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено. Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом, то рекомендуем сделать его максимально подробным.

То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде (смотрите образец отчета о представительских расходах).

На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным и в разные дни. Этого всегда требуют инспекторы на местах. Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия.

Готовый отчет должен утвердить компании. Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о купле-продаже доли в уставном капитале компании и т. То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом. Не стоит, например, указывать в отчете, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых.

Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п.

Отчет о представительских расходах

Дата и место проведения официального приема (2). Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха.

Для чего нужен отчет о представительских расходах

Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения. Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке. Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему.

Почему так случилось

Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день. Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2015 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия.

Понятие представительских расходов

А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы. Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами, мы советуем включить в отчет (смотрите образец отчета о представительских расходах). Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны.

Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде. Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали (постановление ФАС Уральского округа от 23 августа 2011 г.

Приведите в отчете данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон. С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников. Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию. В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат. Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет.

Ведь деловая цель достигнута. Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены. Поэтому по возможности лучше оформить по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон. Нелишним будет также подробный протокол переговоров.

Для чего нужен отчет о представительских расходах

Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий. Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку. В отчете безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила. К отчету нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т.

Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия.

И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться. При вопросе укажите: 1) вы организация, ИП или физ. Лицо 2) налог (УСН/ ОСНО, ЕНВД). Отвечайте за нас, кто сможет. Любое знание и опыт могут быть полезными. Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных.

Поможем снизить налоговые риски. При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2016 году при этом продолжает оставаться необходимостью. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы).

В эту категорию входят траты на алкогольные напитки. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр. И оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.

Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам. Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. Место и дата проведения мероприятия. Программа, согласно которой мероприятие было проведено. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных. Величина затрат на проведение события. Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами.

Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем.